L’analytique pour ressources humaines

Les ressource humaines sont la principale source de réussite des entreprises. Pour s’assurer et suivre la valeur de la main d’œuvre, les RH et la direction d’une entreprise doivent être en capacité de comprendre et analyser l’efficacité des employés. Cela permettra de prévoir avec confiance l’impact de certains changements.

On observe une augmentation du besoin en indicateurs de performances HR. Exemple : quel est mon taux d’absence? Quel le coût du chômage économique ? Quel est le Bradford de la division Y ? Quel est le Bradford par tranche d’âge, sexe ou séniorité ?

Néanmoins, ce travail est rendu d’autant plus complexe que les sources de données se multiplient (logiciel comptable, outil de gestion, données de pointeuses, ERP, etc.) et/ou que le nombre de collaborateurs est important. Il s’en dégage deux conséquences :

• D’une part, le recours à la compilation et au calcul des données dans un outil tel qu’Excel devient de plus en plus périlleux.
• D’autre part, l’utilisation de rapports propres à chaque solution de gestion ne couvre que leur propre périmètre de données et ne permets donc pas d’analyse transversale.

En tant que solution de Business Intelligence, Qlik met à la disposition des ressources humaines un outil de collecte de données multi-sources capable de calculs complexes sur un grand volume de données. Via une connexion ODBC, Qlik peut se connecter à la plupart des solutions de gestion du personnel pour en extraire l’information et la coupler à d’autres sources de données.

Ci-dessous sont présentés 3 tableaux de bord illustrant comment Qlik permet d’analyser la problématique de l’absentéisme au sein de la société.

Taux de présence

Le taux d’absentéisme de court terme est un indicateur particulièrement important, car son coût est élevé pour l’organisation.

• Le premier mois de maladie est à la charge de l’employeur,
• Augmentation de la charge de travail pour le reste de l’équipe (pas de remplacement possible à très court terme),
• Charge administrative supplémentaire en HR.

Pour un employé pour un mois donné, le taux d’absentéisme est calculé comme le ratio entre le nombre de jours d’absence et le nombre de jours de prestations planifiées, si le total des jours d’absence est inférieur à 30 jours pour une même période d’absence. À cela s’ajoute la difficulté supplémentaire que deux périodes d’absence consécutives sont à considérer comme étant une seule et même période d’absence si celles-ci sont séparées par moins de 14 jours,  avec un certificat médical stipulant une rechute ou une prolongation. Au niveau de la société, celui-ci est calculé comme l’agrégation des ratios individuels.

Le tableau de bord ci-dessous permet comparer l’évolution du taux d’absence pour maladie de court terme, d’une année pr rapport à l’année précédante, via différents axes : par mois, par business unit et par division. À noter que les dimensions sont de type hiérarchique (dites “en drill-down“). Cela implique, par exemple, que cliquer sur une business unit fera apparaître le taux d’absence par gestionnaire travaillant pour cette même business unit. Cliquer ensuite sur un gestionnaire particulier fera apparaître le taux d’absence de chaque membre de son équipe. L’analyste pourra ainsi utiliser une approche top-down allant jusqu’à la granularité la plus fine.

Bradford

Dans la lignée du taux d’absence, le Bradford est un indicateur d’absentéisme qui met en évidence la fréquence des absences. En effet, pour un même nombre total de jours d’absences, un collaborateur ayant eu 1 seule et même période de maladie ou plusieurs périodes de maladie n’aura pas le même impact organisationnel. Ainsi, le Bradford se calcule de la manière suivante :

• (nombre d’absences maladie)² X nombre de jours d’absence

Au niveau de la société, le Bradford est calculé comme la moyenne des Bradford individuels non nuls. L’avantage de Qlik est de pouvoir calculer cette mesure de manière dynamique et selon tout axe pertinent. Il est notamment possible de recalculer cette mesure par sexe, par tranche d’âge, par division, par équipe, etc. Cela permet de rapidement identifier un éventuel problème sous-jacent.

Le tableau de bord ci-dessous met en évidence le Bradford à la fois par tranche d’âge/séniorité et par sexe. On peut rapidement s’apercevoir que le Bradford semble décroître avec la tranche d’âge sans différence significative entre homme et femme. À noter que la tranche d’âge la plus représentée, les 40-50 ans, n’est pas la tranche la plus touchée par l’absentéisme fréquent. En revanche, la séniorité semble jouer un rôle plus important. On peut constater que les hommes ayant entre 25 et 30 ans d’expérience au sein de l’entreprise sont davantage sujets à l’absentéisme fréquent. À noter : Qlik permet de restreindre le scope de l’analyse, en « filtrant » sur une division particulière, un manager ou une année donnée.

Le dashboard suivant aborde l’axe analytique inverse puisqu’il s’agit de regrouper les employés par classe de Bradford (par tranche de 50) en comparant le pourcentage que représente le cumul des classes. La première classe (Bradford entre 0 et 50) compte 1727 employées soit 70% de la population totale dans l’entreprise. La seconde classe (Bradford entre 50 et 100) compte 233 employés soit 9,38% de la population totale dans l’entreprise, etc. Il est ici question de contrôler qu’une majorité de la population totale appartienne à une classe de Bradford basse (par exemple inférieur à 150).

Headcount

Le headcount est un indicateur de base dont le calcul peut s’avérer plus complexe. Il s’agit de calculer à un moment T le nombre de personnes employées par la société en se basant sur les dates de début et de fin de leurs contrats. À cela peuvent s’ajouter des conditions supplémentaires telles que la présence d’heures planifiées pour le mois en cours ou suivant. Il s’agit ainsi d’éviter de tenir compte de collaborateurs dont le contrat est toujours en vigueur, mais sans activité réelle au sein de la société (tels que les malades de long terme).

Cela requiert pour chaque contrat de connaître l’ensemble des dates pour lesquelles le collaborateur fut actif ainsi que l’historique des plannings liés à ce contrat. Un tel calcul est pratiquement irréalisable sans outil de BI. Le tableau de bord ci-dessous analyse à la fois l’évolution du nombre d’employés au cours du temps (12 derniers mois) et la répartition de ceux-ci – pour la période la plus récente – selon le type de contrat, l’activité et la business unit.

En plus de connaître le nombre de personnes actives à un moment T et au cours du temps, ce tableau de bord permet à l’entreprise de connaître le nombre de contrats entrants et sortants de manière mensuelle (nombre de contrats dont la date de début ou de fin correspond le mois d’observation). Ceci permet de piloter le taux de croissance du personnel.

Conclusion

Qlik met à disposition des entreprises un outil de calcul et d’agrégation des données qui permet des analyses plus fréquentes – voire en temps réel – et ainsi augmente la réactivé des entreprises. En effet, les calculs souvent complexes et fastidieux qui nécessitaient autrefois plusieurs jours ou semaines pour être réalisés peuvent maintenant être automatisés. Le processus de décision étant plus rapide, c’est toute l’organisation qui devient plus agile.

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