INTRODUCTION

Le présent document énonce la politique de confidentialité de WeQan en ce qui a trait à la collecte, au stockage et au traitement des données personnelles fournies à WeQan par ses clients (« clients »), les employés de ses clients, les visiteurs de son site Web, les employés de WeQan et les candidats à l’emploi chez WeQan.

Dans le cadre de cette politique de confidentialité, le terme « données personnelles » désigne toute information fournie à WeQan et pouvant être rattachée à une personne physique identifiée ou identifiable. Sauf indication contraire contenue dans cette politique de confidentialité, cette politique doit être considérée comme applicable à WeQan.

1) Données personnelles collectées

Auprès des clients de WeQan et des employés des clients :

Nous sommes susceptibles de collecter, traiter et/ou stocker des données personnelles provenant de différentes sources, principalement pour fournir des produits et des services conformément aux contrats conclus avec nos clients et pour améliorer ces produits et services.

Nous collectons parfois des données telles que votre nom, le nom ou l’adresse postale, IP ou électronique de l’entreprise directement auprès de vous lorsque vous nous fournissez vos coordonnées et d’autres informations sur le site Web de WeQanou lorsque vous faites appel à WeQan pour poser une question, formuler un commentaire, demander de l’assistance ou utiliser certains services. Lorsque vous nous fournissez vos données personnelles de manière volontaire, vous consentez à notre utilisation de ces données conformément à la présente politique de confidentialité.

Si vous nous communiquez des données personnelles par voie électronique, vous reconnaissez et acceptez que ces données personnelles puissent être transférées de votre emplacement actuel vers nos bureaux et nos serveurs ainsi que vers les bureaux et les serveurs de nos sous-traitants, situés en Belgique, afin que nous puissions vous fournir nos services, conformément à la législation en
vigueur.

Nous sommes également susceptibles d’obtenir des données personnelles en recueillant des informations sur l’utilisation que vous faites de nos produits, par exemple, par l’intermédiaire de vos demandes de support ou d’autres données d’utilisation, ou si vous participez à des discussions en ligne au sujet de nos produits et services, si vous remplissez un formulaire de contact ou si vous nous communiquer des informations à caractère personnel pour télécharger un document à partir de notre site.

Lorsque vous visitez le site de WeQan, certaines données personnelles sont susceptibles d’être recueillies par l’enregistrement de votre interaction avec le site au moyen de cookies ou de balises Web (reportez-vous aux sections « Informations recueillies à l’aide de cookies » et « Gestion des cookies » ci-dessous pour plus de détails), WeQan, lors de la fourniture de ses produits et services, traite aussi les données fournies par ses clients au sujet de leurs employés, afin de permettre aux clients de profiter pleinement des avantages de ces produits et services (reportez-vous à la section 2 ci-dessous pour plus de détails). Ces données (par exemple : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone) sont recueillies conformément aux instructions stipulées dans le contrat entre WeQan et ses clients.

Auprès des employés de WeQan et des candidats à l’emploi chez WeQan :

Nous collectons les données personnelles des candidats à un emploi chez WeQan dans le but de réaliser les activités liées à l’examen des candidatures et à l’embauche. Nous recueillons des données personnelles auprès de nos employés afin de nous acquitter de nos responsabilités en matière de gestion des ressources humaines, celles-ci comprenant notamment l’évaluation des performances des employés, la gestion de la paie et des avantages sociaux (et la tenue des dossiers connexes), la création de rapports administratifs, la gestion du réseau de l’entreprise et de l’authentification, la sécurité, la gestion des notifications d’urgence et l’amélioration de la santé et de la sécurité des employés.

Auprès des visiteurs de nos sites Web :

Données non identifiables :
Lorsque vous utilisez le site de WeQan, nous sommes susceptibles de recevoir certaines données non identifiables sur votre utilisation du site. Nous sommes susceptibles de stocker de telles données nous-mêmes ou de les inclure dans des bases de données qui nous appartiennent et dont nous assurons la maintenance ou qui appartiennent à des sous-traitants et dont la maintenance est assurée par ces derniers. Nous sommes susceptibles d’utiliser de telles données et de les combiner à d’autres données afin d’assurer le suivi, par exemple, du nombre total de visiteurs du site de WeQan et des noms de domaines des fournisseurs de services Internet de nos visiteurs.

Informations recueillies à l’aide de cookies et de technologies similaires :
Comme la plupart des sites Web, nous collectons aussi et/ou consignons certaines informations propres aux visiteurs, celles-ci pouvant inclure des données non identifiables et des données personnelles, notamment : le navigateur utilisé, le système d’exploitation, l’adresse IP, les informations contenues dans les cookies, les données de consignation dynamique et le parcours de navigation. Ces données sont collectées à l’aide de fichiers journaux, de « cookies », de « balises Web » ou d’autres technologies similaires. Les « cookies » sont de petits fichiers de données qui peuvent être transmis à votre navigateur Web et enregistrés sur votre ordinateur.

Grâce aux « balises Web », lorsqu’un visiteur accède à certaines pages d’un site, une notification anonyme de visite est générée, qui peut ensuite être traitée par nos services. L’utilisation associée de balises Web et de cookies nous permet d’en savoir plus sur les parties de nos sites qui suscitent votre intérêt et de mettre à votre disposition des informations adaptées à vos besoins. Nous sommes susceptibles de recueillir et de stocker ces informations et de les combiner à d’autres données personnelles que vous nous aurez fournies.

Gestion des cookies et des technologies similaires :
La plupart des navigateurs Web peuvent être configurés de manière à ne pas autoriser les cookies, à vous informer lorsqu’un cookie est transmis à votre ordinateur, ou à gérer les cookies, balises Web et technologies de nature similaire.

Si les cookies sont désactivés, les balises Web et les technologies de nature similaire sont toujours à même de détecter les visites anonymes, mais les notifications qu’elles génèrent ne peuvent pas être associées à d’autres informations anonymes ou informations personnellement identifiables et sont ignorées. De même, si vous souhaitez empêcher que des tiers n’installent des cookies et technologies de nature similaire sur votre ordinateur et y accèdent à des fins publicitaires ou autres, vous pouvez configurer votre navigateur de manière à gérer ou bloquer les cookies et ces technologies. Par ailleurs, les préférences relatives aux cookies, y compris la possibilité de ne pas accepter les cookies propriétaires et tiers, peuvent être définies et gérées à l’aide de notre outil de gestion de l’autorisation des cookies, le cas échéant.

Cookie Preferences

Fonctionnalités et widgets des réseaux sociaux :
Nos sites peuvent inclure certaines fonctionnalités liées aux réseaux sociaux, telles que des liens vers des vidéos, des boutons « J’aime » et des widgets tels que des boutons « Partager » et des mini-programmes interactifs. Ces fonctionnalités sont susceptibles de collecter des données personnelles telles que votre adresse IP et la page du site Web que vous visitez et peuvent placer un cookie afin de permettre l’activation de la fonctionnalité. Les fonctionnalités liées aux réseaux sociaux et les widgets peuvent être hébergés par un tiers ou être hébergés directement sur nos sites. Votre utilisation de ces fonctionnalités ainsi que vos interactions avec celles-ci se font à votre discrétion et sont régies par la politique de confidentialité publiée par chacune des entreprises qui fournissent ces fonctionnalités.

Recherches :
Dans le cadre de nos efforts visant à mieux connaître et servir les utilisateurs des services offerts par WeQan, nous sommes susceptibles d’effectuer des recherches sur les données démographiques et les intérêts des utilisateurs en nous basant sur les données personnelles et d’autres informations qui nous sont fournies. Ces recherches peuvent être compilées et analysées de manière collective qui ne permettent pas de vous identifier personnellement.

Ne pas me suivre (DNT) :
Comme beaucoup d’autres sites Web, notre site ne répond pas actuellement à la fonction de navigateur « Ne pas me suivre ». Les préférences relatives aux cookies, y compris la possibilité de désactiver les cookies propriétaires ou tiers, peuvent être définies et gérées à l’aide de notre outil de gestion de l’autorisation des cookies. De plus, vous pouvez prendre des mesures pour limiter le suivi en supprimant les cookies et autres technologies similaires de votre ordinateur et en configurant votre navigateur de telle sorte qu’il bloque les cookies ou technologies similaires ou qu’il vous prévienne avant de les enregistrer.

Si vous décidez de supprimer tous les cookies stockés sur votre ordinateur, y compris les cookies de désactivation placés par notre outil de gestion de l’autorisation des cookies, vous devrez peut-être redéfinir vos préférences relatives aux cookies à l’aide de l’outil.

2) Utilisation des données personnelles par WeQan

Nous utilisons les données personnelles que vous nous fournissez conformément à la présente politique de confidentialité.

Si vous visitez notre site :
Nous sommes susceptibles d’utiliser vos données personnelles comme décrit dans la section 1 plus haut. Vous pouvez utiliser de nombreuses fonctionnalités de nos sites sans fournir de données personnelles. En revanche, vous ne pourrez peut-être pas utiliser certains services.

Si vous nous fournissez directement des données personnelles de toute autre façon :
Nous sommes susceptibles d’utiliser vos données personnelles dans le cadre des raisons pour lesquelles elles nous ont été transmises, par exemple, pour fournir le produit ou le service demandé, répondre à une question que vous avez posée ou diagnostiquer un problème technique. Nous sommes également susceptibles de les utiliser pour vous transmettre des avis relatifs aux produits ou aux services qui peuvent être importants pour vous ou pour accomplir d’autres actions qui vous sont communiquées lorsque vous fournissez les informations. Nous sommes susceptibles d’utiliser vos données personnelles pour vous contacter ultérieurement et vous proposer des services qui, d’après nous, pourraient vous intéresser.

Si nous vous contactons à ces fins, nous le ferons après avoir obtenu votre consentement à recevoir de telles communications ou conformément à notre « intérêt légitime » de vous contacter, par exemple si nous disposons d’informations à vous transmettre en fonction de votre relation antérieure avec WeQan. Dans tous les cas, nous vous laissons la possibilité de vous « désabonner » afin de ne plus recevoir de communications par la suite.

Si vous êtes employé d’un client de WeQan :
Lorsque WeQan reçoit des données concernant les employés d’un client, nous utilisons ces données uniquement dans le but de fournir les produits et services en respectant les instructions du client. La collecte, la conservation et la destruction de toutes les données relatives aux employés du client sont en permanence contrôlées par le client (à titre d’employeur) et toute question ou demande relative aux données personnelles d’un employé doit être adressée à cet employeur.

Si vous êtes un employé de WeQan ou candidat à un emploi chez WeQan :
Nous collectons les données personnelles des candidats à un emploi chez WeQan dans le but de réaliser les activités liées à l’examen des candidatures et à l’embauche. Nous collectons les données personnelles de nos employés dans le but d’assumer nos responsabilités liées à la gestion des ressources humaines, comme décrit dans la section 1 plus haut. Les données personnelles des employés de WeQan sont susceptibles d’être consultées par notre personnel des ressources humaines, informatique et de support, ainsi que par leurs sous-traitants, en Belgique, comme raisonnablement requis pour satisfaire ces obligations et conformément à la législation en vigueur. WeQan prend des mesures raisonnables pour s’assurer que toutes les données collectées sur les employés et les candidats à un emploi sont exactes, complètes et actualisées pour l’utilisation à laquelle elles sont destinées.

3) Divulgation par WeQan de vos données personnelles

WeQan s’engage à ne pas vendre ni louer vos données personnelles à des tiers à des fins promotionnelles.

WeQan s’engage à ne pas utiliser, partager ni distribuer vos données personnelles sauf :

• si cela est nécessaire au maintien de la sécurité de nos produits
• si cela est exigé par la législation en vigueur
• pour les employés des clients, tel que décrit dans les contrats éventuels signé entre WeQan et son client
• ou comme par ailleurs énoncé dans les paragraphes suivants de cette section.

Transferts d’activités :
Dans le cadre du développement de notre entreprise, nous sommes susceptibles de vendre ou d’acheter d’autres entreprises ou actifs. Dans l’éventualité d’une vente, d’une fusion, d’une restructuration, d’une dissolution ou d’un événement semblable lié à l’ensemble ou à une partie de notre entreprise ou de nos actifs, les données personnelles peuvent faire partie des actifs transférés.

Fournisseurs de services, sous-traitants :
Nous faisons parfois appel à d’autres entreprises pour prendre en charge certaines fonctions liées à notre activité. Il peut s’agir, par exemple, de l’hébergement et/ou de la maintenance de bases de données ou de l’envoi de courriers d’informations en notre nom. Lorsque nous avons recours à un tiers pour réaliser un service ou une fonction, nous sommes susceptibles de lui fournir l’accès à certaines données personnelles. Dans ces circonstances, nous lui confions uniquement les informations dont il a besoin pour exécuter le service ou la fonction en question. WeQan est responsable de toutes les données personnelles reçues de votre part et communiquées ensuite à ces entreprises tierces, conformément aux lois en vigueur en matière de confidentialité. Nous demeurons responsables si un tiers que nous engageons pour traiter les données personnelles en notre nom s’acquitte de cette fonction d’une façon non conforme aux lois applicables, sauf si nous sommes en mesure de prouver que nous ne sommes pas responsables des activités ou des circonstances ayant donné lieu à la réclamation.

Partenaires et tiers associés :
Nous sommes également susceptibles de partager des informations avec des partenaires tiers qui revendent nos produits et services et/ou fournissent des services à valeur ajoutée. Nous pouvons offrir, de manière indépendante ou en coopération avec des tiers, des webinaires, des livres blancs et d’autres services liés à nos produits et services. Nous sommes susceptibles de partager vos coordonnées et vos intérêts exprimés à l’égard de ces offres ou services avec des tiers, à condition que vous ayez consenti préalablement à cette utilisation de vos données, ou si nous estimons avoir un intérêt légitime à le faire, en fonction de notre relation antérieure avec vous.

Obligations légales :
Nous sommes également susceptibles de divulguer vos données personnelles si la loi le requiert ou si, de bonne foi, nous croyons qu’une telle action est nécessaire pour (i) nous conformer à une obligation légale, (ii) protéger ou défendre nos droits ou notre propriété, (iii) agir en cas d’urgence afin de protéger la sécurité personnelle des utilisateurs de notre site ou du public, ou (iv) nous protéger de toute responsabilité civile.

4) Consultation et contrôle des données personnelles

Visiteurs de notre site Web :
Vous pouvez utiliser de nombreuses fonctionnalités du site WeQan sans fournir de données personnelles. En revanche, vous ne pourrez peut-être pas recourir à certains de nos services. (La section 1 ci-dessus explique comment les cookies et d’autres technologies similaires sont employés pour la collecte de données sur nos sites.) Vous avez toujours la possibilité d’accepter ou de refuser de recevoir des e-mails promotionnels, des SMS, des appels téléphoniques et des envois postaux de weQan. Dans les autres cas où vous contactez WeQan directement, vous pouvez déterminer quelles données personnelles vous fournissez à WeQan.

Employés des clients de WeQan :
Pour comprendre, consulter, modifier et/ou contrôler les données sur les employés qui sont fournies par l’employeur à WeQan afin que WeQan puisse fournir ses produits et services à l’employeur conformément au contrat établi, les employés des clients de WeQan doivent contacter la personne adéquate au sein de leur entreprise.

Candidats à un emploi chez WeQan :
Les candidats qui postulent pour un emploi chez WeQan doivent contacter leur recruteur ou le service des ressources humaines, selon le cas, pour comprendre, consulter, modifier et/ou contrôler les données personnelles qui ont été fournies à WeQan dans le contexte de leur candidature.

Employés de WeQan :
Les employés de WeQan doivent contacter le service des ressources humaines pour comprendre, consulter, modifier et/ou contrôler les données personnelles qui ont été fournies à WeQan dans le contexte de la demande d’emploi.

5) Exclusions de la politique de confidentialité

Informations non sollicitées :
Cette politique de confidentialité ne s’applique pas aux informations non sollicitées que vous nous communiquez par l’intermédiaire de notre site ou par tout autre moyen. Ceci inclut notamment, sans s’y limiter, les informations publiées dans les sections publiques de notre site, comme le blog WeQan ou les idées concernant de nouveaux produits et les modifications de services existants, ainsi que les autres envois non sollicités (collectivement appelés les « informations non sollicitées »), notamment tous les contenus des utilisateurs selon la définition de ce terme dans nos conditions d’utilisation. Ces informations non sollicitées sont considérées, dans leur ensemble, comme non confidentielles et nous pouvons librement reproduire, utiliser, divulguer et diffuser ces informations à des tiers sans restriction ni référence.

Informations disponibles publiquement :
Veuillez noter également que toutes les données personnelles ou autres informations que vous nous fournissez pour votre profil public accessible en ligne, mais également pour les publications sur le forum de nos sites, pourront être consultées par d’autres personnes et ne seront donc pas soumises aux conditions de la présente politique de confidentialité. Nous ne pouvons être tenus responsables de l’usage que des tiers pourraient faire des données personnelles ou autres informations que vous décidez de rendre disponibles publiquement. Par conséquent, nous vous recommandons d’exercer une grande prudence lorsque vous déterminez les données personnelles ou autres que vous choisissez de rendre publiques.

6) Enfants :

Nous ne collectons pas sciemment les données personnelles d’enfants de moins de 13 ans. Si vous avez moins de treize ans, veuillez ne soumettre aucune donnée personnelle à WeQan. Si vous avez des raisons de penser qu’un enfant de moins de 13 ans a fourni des données personnelles à WeQan, n’hésitez pas à nous contacter. Nous nous efforcerons d’effacer ces informations de nos bases de données.

7) Liens vers d’autres sites Web :

Nos sites peuvent contenir des liens, des références ou renvoyer vers d’autres sites Web qui ne sont pas détenus, opérés ou contrôlés par WeQan, et leurs politiques de confidentialité peuvent différer des nôtres (les « sites externes »). WeQan ne peut être tenu pour responsable des politiques de confidentialité et procédures des sites externes. Les politiques et procédures décrites ici ne s’appliquent pas aux sites externes. Nous vous recommandons de lire et de vous familiariser avec les politiques de confidentialité des sites externes.

8) Sécurité :

Nous mettons en œuvre des mesures et des procédures physiques, techniques et administratives commercialement raisonnables pour protéger les données personnelles fournies à WeQan contre la perte, l’abus et l’accès non autorisé, la divulgation, l’altération ou la destruction. Il est toutefois impossible de garantir l’absence d’erreur ni de sécuriser totalement l’envoi d’informations par Internet ou par e-mail. Les e-mails envoyés à ou par WeQan, en particulier, sont susceptibles de ne pas être sécurisés. Nous vous conseillons par conséquent la plus grande vigilance lorsque vous décidez de nous transmettre des informations par email. Veuillez tenir compte de cet avis lorsque vous communiquez des données personnelles à WeQan ou à ses fournisseurs de services par voie électronique. Les utilisateurs de nos sites et services en ligne sont responsables de la gestion sécurisée de leurs mots de passe, noms d’utilisateur ou identifiants et autres moyens d’authentification requis pour accéder aux sections ou services sécurisés. Nous sommes susceptibles de suspendre votre accès à notre site ou à l’un de nos services, sans préavis et pendant la durée de notre enquête, si nous soupçonnons une violation de sécurité.

9) Conservation des informations :

Nous conserverons vos données personnelles tant qu’une inscription Web que vous avez effectuée avec nous est active, comme requis pour vous fournir (ou de fournir à votre employeur, selon le cas) les services ou informations demandés, ou pendant la période nécessaire telle qu’elle est décrite dans cette politique ou telle qu’elle vous est recommandée au moment de la collecte.

10) Désabonnements :

Si vos données personnelles changent à un moment quelconque après nous avoir fourni des coordonnées ou d’autres données personnelles, si vous changez d’avis concernant la réception d’informations (par exemple, types de supports marketing, lettres d’informations, etc.) de notre part ou si vous souhaitez modifier toute autre utilisation de vos données personnelles décrite ci-dessus sur laquelle nous exerçons un contrôle, envoyez-nous votre demande, accompagnée des données mises à jour et/ou de vos nouveaux choix. Envoyez votre demande à privacy@weqan.be ou, par la poste, à l’adresse suivante :

Responsable de la protection de la vie privée,
WeQan,
Avenue Reine Astrid 92,
1310 La Hulpe.

Nous répondrons à votre demande concernant la consultation, la modification ou la suppression de vos données personnelles dans un délai de 30 jours. Bien entendu, nous conserverons et utiliserons vos données personnelles dans la mesure nécessaire pour nous conformer à nos obligations légales, résoudre les litiges et assurer l’exécution de nos contrats.

11) Si vous avez des questions :

Si vous avez des questions au sujet de la présente politique de confidentialité ou de nos pratiques en matière de gestion de l’information, ou si vous avez des questions concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter soit par e-mail à l’adresse: privacy@weqan.be; soit par la poste à l’adresse:

Responsable de la protection de la vie privée,
WeQan,
Avenue Reine Astrid 92,
1310 La Hulpe

12) Modifications de notre politique de confidentialité

Il peut s’avérer nécessaire d’apporter, à certains moments, des modifications à la présente politique de confidentialité. En conséquence, nous nous réservons le droit d’actualiser ou de modifier celle-ci à tout moment, occasionnellement et sans préavis. Veuillez consulter régulièrement la présente politique, en particulier avant de nous fournir des données personnelles. Si vous continuez de nous divulguer vos données personnelles après une modification ou révision de cette politique de confidentialité, vous confirmez votre accord avec les modalités de cette politique de confidentialité actualisée.

Date de révision de la politique de confidentialité de WeQan : 28 Août 2019